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Gestão de viagens corporativas: Conheça os maiores erros e como evitá-los

Gestão de viagens corporativas: Conheça os maiores erros e como evitá-los

Segundo pesquisa realizada pela Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), as vendas de viagens corporativas cresceram 11,1% no 1º trimestre de 2019. O estudo foi processado pelo BI (Business Inteligence) da entidade e envolve o total das transações feitas pelas agências associadas, na comparação do mesmo período de 2018.

Com as viagens, as empresas acabam gastando muito com hospedagem, transporte, alimentação, passagens aéreas, entre outros custos. Para evitar que erros aconteçam durante a gestão, Bruno Pain, co-fundador e diretor comercial do VExpenses – plataforma de gestão de despesas corporativas – listou três situações prejudiciais que podem ser evitadas, ajudando a  agilizar processos, prevenir possíveis fraudes e, também, perdas de dinheiro. Confira!

  • Falta de organização

O planejamento é essencial para qualquer atividade de uma empresa. Portanto, a falta dele é um dos erros mais comuns na gestão das viagens corporativas.

Com uma boa organização você agenda todas as viagens com antecedência, encontra hospedagem e passagens com melhor custo-benefício, entre outros fatores que ajudam a evitar gastos desnecessários.

Dedique-se à elaboração de um bom orçamento de viagem, que faça sentido para sua empresa. Assim, você evita ser pego de surpresa com o valor das despesas da viagem e não compromete a saúde financeira do seu negócio.

  • Não contratar um seguro de viagem

Muitos pensam que o seguro viagem é uma bobagem, mas não é. Pelo contrário, o seguro viagem protege tanto o colaborador, quanto a empresa em caso de imprevistos na viagem.

Algumas das situações imprevistas que podem ocorrer são o colaborador passar mal, sofrer algum acidente durante a viagem ou outra emergência. O seguro viagem garantirá que o funcionário será atendido e não ficará desamparado nesses casos. Além disso, com o pagamento antecipado, a empresa economiza com despesas altas, caso alguém tenha que acionar algum atendimento em cima da hora.

  • Controle e conciliação do cartão corporativo da empresa 

Algumas empresas oferecem cartão corporativo para os colaboradores gastarem durante a sua viagem, ao invés de reembolsá-los pelas despesas posteriormente. O problema com essa prática é que muitos colaboradores não utilizam o cartão da forma correta e acabam abusando das compras.

Para evitar que o colaborador misture despesas corporativas com os gastos pessoais, a empresa precisa estabelecer uma política para os gastos em viagens a trabalho, assim como realizar uma conciliação da fatura do cartão corporativo com os comprovantes de gastos apresentados. Assim, é possível identificar cada um dos gastos da fatura e ver sua natureza corporativa. No entanto, esse processo costuma ser  manual e nada prático, sendo muitas vezes negligenciado por muitos departamentos financeiros e administrativos.

Nesse sentido, uma dica importante é não hesitar em utilizar a tecnologia ao seu favor. Atualmente existem diversos apps e plataformas gerenciais que são ótimas soluções para a organização das despesas corporativas nas empresas, além de simplificarem diversos processos administrativos. O VExpenses é uma dessas plataformas , já tendo ajudado diversas empresas na gestão de despesas.“Está ficando cada vez mais rápido e prático automatizar e otimizar processos internos. Essa organização tem ajudado as empresas a crescerem, evitando também prejuízos e gerando economia de tempo e de dinheiro” finaliza Pain.

Sobre o VExpenses

O VExpenses (vexpenses.com) é uma plataforma brasileira que facilita a gestão dos reembolsos de despesas à trabalho, normalmente realizadas em viagens corporativas. A plataforma possui empresas clientes por todo o Brasil e América Latina, resolvendo o problema da prestação de contas entre as empresas e colaboradores – economizando tempo e dinheiro com a otimização do processo de ponta a ponta. A tecnologia da plataforma ajuda a evitar fraudes, reduzir trabalhos manuais e gerar inteligência de negócio para as empresas. O VExpenses trabalha para que pessoas utilizem seu tempo com algo que realmente importe para elas! O App tem disponibilidade para Android e IOS e pode ser baixado gratuitamente.

 

 

 

Por Ana Paula Vieira

Imagem: Rawpixel.com

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